To do list de l'organisateur de soirée étudiante

Vous faites partie d'une association étudiante et vous souhaitez organiser une soirée ? Avez-vous pensé à toutes les démarches obligatoires que vous devez effectuer au préalable ?

La Ville de Rouen vous accompagne en mettant à votre disposition cette "To do list" de l'organisateur de soirée étudiante.

Répondez aux différentes affirmations pour vérifier si vous êtes sur la bonne voie. En cas de réponse négative à l'une d'entre elles, Rouen.fr vous guide et apporte toutes les informations utiles pour bien préparer votre soirée en toute sérénité.

A la fin de ce questionnaire, vous aurez la possibilité de laisser votre mail pour recevoir l'essentiel des numéros d'urgence à connaître en cas de problème pendant votre soirée.

Je suis assuré pour ma soirée

Oui

Non

Il est obligatoire pour l’association étudiante qui organise la soirée d’avoir une responsabilité "organisateur" pour les manifestations qu’elle met en place.

Vous devez donc :

Vous renseigner auprès de votre assureur ou de votre mutuelle étudiante pour vérifier si les événements de l’association sont couverts et dans quelles conditions.
Vous renseigner sur la responsabilité personnelle des dirigeants de l’association.

J’ai veillé à ce que mes supports de communication respectent les règles de non discrimination (pas de clichés sexistes ou racistes)

Oui

Non

Je vérifie que mes affiches et invitations ne comportent pas de clichés sexistes, racistes, discriminatoires ou dégradants qui pourraient atteindre la dignité des personnes.

Les propos, injures, diffamation, publics, à caractère discriminatoire sont punis par la loi.

J’ai évalué les risques et j’ai vérifié que le lieu prévu pour la soirée est adapté

Oui

Non

Lors de la sélection du lieu de votre soirée, vous devez absolument vérifier si :

La taille du lieu prévu pour la soirée est adaptée au nombre d’invités
Les issues de secours sont accessibles
D’autres risques sont à proximité du lieu (port, route, échafaudages...)
Les activités proposées pendant la soirée ne sont pas risquées (jeux/défis sportifs, ludiques...)

Mon événement est un rassemblement exclusivement musical pouvant accueillir plus de 500 personnes

Oui

Non

Pour ce type d’événement, l’organisateur doit s’adresser directement aux services de la préfecture ou de la sous-préfecture concernée qui délivreront un récépissé. (Articles L.211 – 5 à L.211-8 du code de la sécurité intérieure)

Contact : pref-cabinet-ordrepublic@seine-maritime.gouv.fr

Sont concernés par cette réglementation les organisateurs de rassemblements répondant aux caractéristiques suivantes :

Ils donnent lieu à diffusion de musique amplifiée.
L’effectif prévisible des personnes présentes sur le lieu de rassemblement dépasse 500 personnes ;
L’annonce du rassemblement est prévue par voie de presse, affichage, diffusion de tracts, ou par tout moyen de communication ou de télécommunication.
Le rassemblement est susceptible de présenter des risques pour la sécurité des participants, en raison de l’absence d’aménagement ou de la configuration des lieux.

Lorsque le préfet estime insuffisantes les mesures envisagées pour garantir le bon déroulement du rassemblement, compte tenu du nombre de participants attendus, de la configuration des lieux et des circonstances propres au rassemblement (tranquillité publique…), il peut surseoir à la délivrance du récépissé et organiser, au plus tard 8 jours avant la manifestation, une réunion de concertation au cours de laquelle il invite l’organisateur à prendre toute mesure nécessaire au bon déroulement du rassemblement.

Le préfet peut interdire le rassemblement projeté si celui-ci est de nature à troubler gravement l’ordre public ou si, en dépit d’une mise en demeure préalable adressée à l’organisateur, les mesures prises par celui-ci pour assurer le bon déroulement du rassemblement sont insuffisantes.

Il est à noter que le caractère "privé" du rassemblement n’empêche en rien l’application de cette réglementation.

J’ai demandé toutes les autorisations

Oui

Non

Plusieurs demandes et autorisations sont à formuler le plus tôt possible !

Demande d’organisation d'une manifestation sur l'espace public (2 mois avant la date prévue à la Préfecture et la Direction des Manifestations Publiques de la Ville de Rouen - Formulaire de contact)
Demande de débit de boissons / buvette temporaire (En savoir plus et faire sa demande en ligne)
Demande de sonorisation si votre événement se déroule sur l'espace public à joindre à votre demande d’organisation d'une manifestation si celle-ci est validée
Déclaration SACEM si vous diffusez de la musique (Effectuer la déclaration en ligne) (Connaître les tarifs)

J’ai prévenu les autorités pour la sécurité une semaine à l’avance

Oui

Non

En envoyant un message sur prevention.vienocturne@rouen.fr, j'informe les secours de l’organisation d’une soirée importante afin qu'ils puissent prévoir les effectifs de secours suffisants.

Cette déclaration n’est pas obligatoire mais constitue un acte responsable pour les organisateurs de soirées. Ainsi, les partenaires de la charte de la vie nocturne (Police Nationale, Réseau Actuce, Ville de Rouen...) sont informés et gèrent leurs effectifs d’intervention en conséquence.

Il faudra penser à préciser dans votre mail :

Date de l'événement
Horaires de début et fin
Lieu de la soirée (bar, discothèque..)
Nombre de personnes attendues
Nom de l’organisateur et son numéro de téléphone

J’ai limité le nombre d’invitations en fonction de la taille de l’établissement et prévu une information aux inscrits lorsqu'il n'y a plus de place

Oui

Non

Une fois la jauge atteinte, je poste un message sur mon event pour indiquer qu’il n’y a plus de places disponibles et ainsi éviter les débordements ingérables.

En cas de débordement, l’organisateur en est co-responsable avec le gérant de l’établissement de nuit.

J’ai prévu un poste de secours et un dispositif de sécurité

Oui

Non

Prévoyez un service de sécurité pour filtrer les entrées, ou à minima avoir reçu des conseils sur l’organisation de la soirée, notamment en cas de manifestation sur l’espace public.

Dans un bar ou discothèque, demandez à vérifier la jauge maximum de personnes, les issues de secours et le nombre d’agents de sécurité.

Selon le type d’évènement que vous organisez (effectif, lieu, activité, proximité des services d’urgence...) un Dispositif Prévisionnel de Secours (DPS) peut être recommandé. Il doit être assuré par une association de sécurité civile agréée (ADPC, UDPS, UMPS76 Croix Rouge, …). Plus d'informations sur le site Internet de la Préfecture.

A minima, mobilisez parmi vos bénévoles des titulaires d’une formation aux premiers secours (PSC1). Prévoyez aussi une boîte à pharmacie pour les petits soins, sans oublier les numéros d’urgence :

15 ou 112 = SAMU
18 = Pompiers
17 = police

J’ai pensé à des actions préventives pendant la soirée

Oui

Non

Les barmens et organisateurs ont été sensibilisés aux risques liés à la consommation excessive d’alcool

Respect des doses standards
Possibilité de préparer des boissons en amont : punch, sangria... (facilite le respect des doses d’alcool, gain de temps…)
Boissons sans alcool 1h avant la fermeture et retour au calme 30 min avant baisse volume sonore, lumières..)
Repérage des personnes alcoolisées
Barmens et organisateurs ne boivent pas

Je poste des bénévoles en charge d’inciter

Les fumeurs à sortir sans leur verre
Les gens dehors à ne pas dépasser les limites de terrasse (l’ivresse sur la voir publique est une infraction)
Le public à respecter la tranquillité du voisinage (notamment à la sortie) en évitant toute nuisance sonore et dégradations

Je propose

De l’eau accessible gratuitement à tous (point identifié et attractif, hors toilettes)
Des collations pour éviter de boire à jeun
Des softs et du café toute la soirée, à prix attractif (moins cher que les boissons alcoolisées)

J’ai prévu un espace de prévention et de détente

Pour s’informer (Exemple : stands association Boussole)
Pour se tester (goodies prévention)
Pour se reposer
Pour se rassurer

J'ai mis en place des dispositifs de sécurité sont-ils connus de tous et bien visibles

Connaissance et affichage des numéros d’urgence
Espace prévention
Sorties de secours
Ethylotest à disposition en sortie
Bénévoles "sécurité" et "PSC1" identifiés par teeshirt/logo...
En cas de venue de la police ou des secours, je suis visible (badge organisateur) et me rend disponible

J'ai pensé aux modalités de retour des participants ?

Encourager les retours groupés avec des "capitaines de soirée" à jeun
Covoiturage / SAM / proposition d’éthylotests en sortie de soirée
Taxi
Mise en place de navette
Transports en commun
Les Dragons vous ramènent (Les vendredis et samedis de 20h à 5h du matin au 02 35 15 12 07)
Retour groupé pour les personnes à pied (éviter les retours solo facteur de vulnérabilité)

Je connais les risques encourus en cas de non respect de ces règles

Oui

Non

Voici ci-dessous les montants des amendes encourues en fonction des infractions :

Tenir un débit de boisson temporaire sans respecter la catégorie 3 : 3750€ d'amende.
Organisation d’Open Bar et ventes forfaitaires de boissons alcooliques : de 7500€ à 15000€ d'amende et un an d'emprisonnement en cas de récidive.
Distribution d’alcool aux mineurs : de 7500€ à 15000€ d'amende et un an d'emprisonnement en cas de récidive.
Le fait pour un débitant de boisson d’accueillir ou de donner à boire des boissons alcooliques à une personne en état d’ivresse : 750€ d'amende
Ne pas avoir un étalage de boissons non alcoolisées : 750€ d'amende
Ne pas appliquer les mêmes réductions que les alcools sur les softs lors des Happy Hours : 750€ d'amende
Ne pas faire la même communication sur les softs que sur les alcools : 750€ d'amende
Le fait de faire la propagande de boissons alcoolisées : 75000€ d'amende
L’ivresse manifeste sur un lieu public : 75€ d'amende + frais de dégrisement

Le taux maximal des amendes encourues par les personnes morales comme une association sont le quintuple des amendes prévues pour les personnes physiques [Article 131 - 41 du Code Pénal].

Plus simplement, pour connaître le montant maximal des amendes pour un BDE, il faut multiplier par 5 les amendes indiquées ci-dessus.

Attention, il s’agit d’amendes forfaitaires et parfaitement cumulables !

Je connais les lieux sur l'espace public où il est interdit de boire de l'alcool

Oui

Non

Un arrêté municipal du 20 décembre 2017 fixe le périmètre à l'intérieur duquel la consommation d'alcool sur l'espace public est interdit.

Le périmètre est délimité par les voies suivantes :

Boulevard des Belges
Boulevard de la Marne
Boulevard de l'Yser
Boulevard de Verdun
Voie rapide Est
Boulevard de l'Europe
Avenue Jean Rondeaux
Ainsi que sur l'ensemble de ces voies

La consommation d'alcool est également interdite sur les lieux publics suivants :

Place Tissot
Portion de la rue Jeanne d'Arc entre la gare de Rouen et le Boulevard de la Marne
L'ensemble des parcs et jardins de la ville
Quais bas rive droite et rive gauche

Télécharger l'arrêté municipal réglementant la consommation d'alcool sur l'espace public - Fichier PDF (114 ko)

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